Tata Kelola Arsip Pada Kantor Pemerintahan Negeri Larike Kabupaten Maluku Tengah

Abstract

Sistem pengelolaan dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi. Pengelolaan ini mencakup proses penciptaan, penyimpanan hingga penemuan kembali. Pengelolaan ini digunakan sebagai proses mengkoordinir kegiatan-kegiatan secara Efektif dan efisien dan dengan melalui orang lain. (Badri,2018). Tata kelola arsip untuk membuat sistem pengelolaan dokumen yang sesuai dengan kultur dan kinerja organisasi, ada perbedaan antara penerapan sistem kelola sebuah instansi dengan instansi lainnya karena itu disesuaikan dengan kebutuhan instansi tersebut. Kearsipan yang baik mampu mengintegrasi semua kebutuhan akan pencarian informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat. Secara tidak langsung tata kelola arsip adalah salah satu supporting yang sangat penting untuk setiap proses kerja yang ada atau malah merupakan faktor penunjang dalam proses pengambilan keputusan.(Sedarmayanti,2018).

Undang – Undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 menjelaskan, kearsipan adalah Hal-hal yang berkenaan dengan arsip, sedangkan Arsip adalah Kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Menurut Nuraida, Arsip adalah Suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistemmatis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Peraturan Pemerintah No 28 Tahun 2012, tentang pelaksanaan kegiatan kearsipan, yaitu Pengelolaan arsip baik arsip dinamis maupun arsip statis dalah proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistemmatis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan.

Negeri Larike adalah salah satu Negeri yang berada di Kecamatan Leihitu Barat Kabupaten Maluku Tengah yang dipimpin oleh seorang Raja yang baru dilantik pada bulan maret tahun 2020. Negeri Larike berbatasan dengan Desa Wakasiu disebelah utara, sebelah selatan dengan Asilulu, sebelah timur dengan Negeri Allang, dan sebelah barat dengan Laut Buru. Penduduk Negeri Larike berjumlah 1.115 KK dan sebahagian besar bermata pencaharian petani dan nelayan, disamping itu juga PNS dan wirausaha dan mayoritas penduduk beragama islam.Dari hasil observasi dan wawancara Tim Pengabdi dengan Bapa Raja Larike dan para staf desa yang menangani administrasi, ternyata banyak kendala yang ditemui dalam tata kelola administrasi kearsipan. Sistem pencatatan arsip pada Kantor Pemerintahan Negeri Larike masih menggunakan pencatatan pada buku tulis biasa bukan buku agenda ataupun media pencacatan lainnya dan pemanfaatan kolom

Kata Kunci: Tata Kelola Arsip, Faktor-faktor kearsipan